Op 1 oktober 2021 is het 20 jaar geleden dat ik startte met Notu-Flex Secretariaatsdiensten. Wat een mooie reis met talloze vergaderingen! Want waar vergaderd wordt, kan een notulist ingeschakeld worden.
In die 20 jaar heb ik gemiddeld dus 100 verslagen per jaar gemaakt. Korte samenvattende verslagen van vier pagina’s tot zeer uitgebreid van wel 30 pagina’s. De onderwerpen van die verslagen en de klanten waren zeer divers: bouwbedrijven, RvC, bewonersbijeenkomsten, corporaties, klankbordgroepen, VvE’s, belangenbehartigers, OR, enz. Voor al die klanten was de verslaglegging van belang voor het vastleggen van goede afspraken.
Als je zo lang notuleert, kom je ook op bijzondere vergaderlocaties; van sjiek hotel, oud weeshuis, kerk tot de hal van een flat waar ik aan een wiebelig tafeltje de vergadering van een VvE heb genotuleerd.
Een van de leukste aspecten van het notuleren vind ik altijd om de kern te halen uit een betoog van een spreker. Er zijn mensen die kort en krachtig hun mening geven, maar er zijn altijd mensen die meer woorden nodig hebben om te zeggen wat ze willen zeggen. Telkens vraag ik mij dan af: ‘Wat bedoelt de spreker precies?’. Uiteindelijk moeten de notulen een goede weergave zijn van hetgeen is besproken.
In al die jaren heb ik altijd met veel plezier samengewerkt met collega notulisten. Sterke vrouwen die ook een bedrijf hebben opgebouwd en in drukke tijden hebben we elkaar geholpen een opdracht te vervullen. Altijd met respect voor de klant van de collega. Daarnaast ben ik dankbaar dat sommige klanten al 13 jaar gebruik maken van de diensten van Notu-Flex. Wanneer je al zolang meedraait, zien de deelnemers je als Esther en niet als ‘mevrouw de notulist’. Tijdens de pauzes is er tijd voor een praatje en wissel je soms persoonlijke zaken uit met de deelnemers. Dat maakt het sociale aspect dat bij het notuleren komt kijken ook weer leuk.
Toen in maart 2020 de eerste lockdown wegens Covid-19 van kracht werd, veranderde een aantal dingen in vergaderland. Van het ene op het andere moment ging iedereen digitaal vergaderen en zaten we allemaal naar een scherm met ‘hoofden’ te turen. Een goede vergaderdiscipline is dan wel aan de orde om de vergadering ordentelijk te laten verlopen. Omdat je als notulist alleen luistert en niet deelneemt aan de vergadering zelf, kijk je de hele tijd naar het scherm. Het is dan grappig om bij iemand een poes door het beeld te zien lopen of op de achtergrond een heel hard: ‘papa!’ te horen. In deze tijd van digitaal vergaderen is dat allemaal geaccepteerd, we zitten immers allemaal in hetzelfde schuitje! In de toekomst zie ik ook een gemengde vorm van vergaderen ontstaan, zowel digitaal als fysiek. Mensen blijven toch de behoefte houden om elkaar live te zien en te ontmoeten.
Ons gezin groeide in al die jaren mee met mijn bedrijf en inmiddels hebben we grote kinderen van bijna 18 en twee van 14,5 jaar. Dankzij het zelfstandig ondernemerschap kon ik mijn tijd zelf indelen en Notu-Flex goed combineren met het gezin. Medio oktober gaan wij een nieuw avontuur aan en verhuizen wij van Almere naar het pittoreske Hensbroek. Bent u of kent u een bedrijf of instelling in de omgeving van Heerhugowaard, Alkmaar, Haarlem of Hoorn dat een notulist wil inschakelen? Dan ben ik u, naast mijn bestaande klanten, graag van dienst! Neem contact met mij op voor het maken van afspraken.
Wat betreft het zelfstandig ondernemerschap? Dat bevalt mij nog steeds uitstekend. Dus wat mij betreft: kom maar op de komende 20 jaar!